Phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

28-06-2019

Tại sao chúng tôi phải khuyến khích các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng các công cụ phần mềm quản lý trong thời đại công nghệ số như hiện nay?

Nếu doanh nghiệp bạn chỉ chưa đầy 20 nhân sự thì có cần thiết phải dùng đến phần mềm quản lý công việc hay không? Quy mô nhân viên nhỏ có đồng nghĩa với khối lượng công việc hàng ngày ít đi và công cụ truyền thống như Email và Excel vẫn giải quyết tốt các vấn đề quản lý chứ?

Bài viết dưới đây là sự tổng hợp ý kiến từ một trong số những khách hàng của Itechpro trong lĩnh vực thiết kế xây dựng về quá trình phần mềm quản lý công việc đã làm thay đổi doanh nghiệp họ ra sao, chúng ta hãy cùng lắng nghe những chia sẻ từ phía Công ty TNHH thiết kế và thi công DreamSpace.

Công ty TNHH thiết kế và thi công DreamSpace đã tin đùng phần mềm quản lý Ezmax như thế nào?

Có quá nhiều câu hỏi đặt ra cho những doanh nghiệp trên, tuy nhiên hôm nay chúng tôi muốn chia sẻ một câu chuyện thực tế của DreamSpace hiện đang là khách hàng của Itechpro được 3 năm.

Ban đầu Ông H (đại diện cho phía công ty) đã nghĩ rằng với lượng nhân sự không quá lớn như vậy thì liệu rằng Ezmax – CRM có phù hợp với họ hay không. Phần mềm quản lý thường chỉ dùng cho những doanh nghiệp với quy mô lớn mà thôi.

Và họ đã từ chối, tuy nhiên chỉ sau một thời gian Ông H đã tìm gặp đến Itechpro để được tư vấn, ông chia sẻ rằng “Có quá nhiều bản vẽ đang được thiết kế song song mà họ không biết đâu mới là những bản vẽ cần sửa đổi theo ý kiến của khách hàng. Hộp thư gmail ngày một đầy lên nhưng không nhớ được đã giao việc cho ai, cuối cùng hàng loạt bản vẽ bị chất đống không thể chuyển thành hồ sơ”

Thay vào đó, chính các nhân viên trong công ty cũng không kiểm soát được công việc hàng ngày vì quá nhiều file excel được cập nhật, thường xuyên nhầm lẫn giữa các bản vẽ thiết kế của khách hàng.

Trên cương vị một nhà quản lý, Ông thường xuyên phải nhắc nhở nhân viên cập nhật báo cáo tiến độ dự án, nhưng không thể bao quát được một bức tranh tổng thể. Những bất ổn trên không thể cứ tiếp tục bởi nó sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới uy tín và danh tiếng của công ty. Itechpro có thể giải quyết được vấn đề đó của họ hay không?

Sự lên ngôi của thời kỳ công nghệ số với Ezmax

Trước những vấn đề đó, Ông H đã nhờ sự tư vấn giúp đỡ của Itechpro, bởi vốn “Công nghệ vẫn luôn là bộ não thứ hai của con người trong xã hội hiện nay”
Đầu tư cho công nghệ là khoản chi phí xứng đáng nhất mà lại mang đến hiệu quả cao cho công ty thiết kế và xây dựng. Nhờ có phần mềm quản lý tiện ích và dễ dàng trong cách sử dụng, các dự án của họ đã rút ngắn được tương đối thời gian hoàn thành, mang đến sự hài lòng cho khách hàng và những đóng góp lớn vào uy tín của công ty.

Thay thế các công cụ truyền thống

So với việc quản lý tiến độ thiết kế của nhiều dự án cùng một lúc thì phần mềm Ezmax – CRM có tính năng vượt trội hơn hẳn. Mọi thông tin thay đổi từ phía khách hàng và ý tưởng thiết kế đều được ghi lại trên cơ sở dữ liệu.

Khắc phục sự cố mất dữ liệu trên Excel

Thay vì hàng loạt tập tin quan trọng lưu trên máy tính và bị mất do nhiễm mã độc, virus thì đối với phần mềm quản lý Ezmax – CRM mọi thông tin đều được lưu trữ trên web, đảm bảo an toàn và chính xác.

Tính bảo mật thông tin cao

Excel không có chức năng phân quyền người dùng, điều này dẫn đến những người không có nhiệm vụ cũng vẫn xem được các thông tin quan trọng đối với mỗi bản vẽ thiết kế. Ngoài ra, còn gây khó khăn cho chính các nhân viên trong công ty vì không kiểm soát được chính xác dự án nào đang diễn ra, dự án nào cần thay đổi.

Ezmax – CRM cho phép bạn phân quyền theo nhiệm vụ đối với mỗi nhân viên trong công ty, chỉ những người trực tiếp thực hiện dự án mới có quyền sử đổi thông tin. Từ đó, những vấn đề phát sinh thêm trong công việc cũng được minh bạch, giải quyết cụ thể bằng cách biện pháp kịp thời.

Tối đa hóa hiệu suất công việc của nhân viên

Một điểm hạn chế tiếp theo của Excel mà phần mềm quản lý Ezmax – CRM khắc phục ngay được giúp các nhà quản lý không mất quá nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp mình.

Một người duy nhất làm việc trên một tập tin là điểm hạn chế của công cụ truyền thống Excel, thay vào đó Ezmax – CRM cung cấp nhiều tài khoản cho nhiều người dùng cùng một lúc có thể làm việc trên hệ thống, tận dụng tối đa nguồn nhân lực của công ty.

Phần mềm nhắc việc trên mobile phone

Hầu hết các nhà quản lý thông minh đều sử dụng phần mềm nhắc việc trên điện thoại để phục vụ tốt nhất công việc hàng ngày. Chính vì vậy, việc sử dụng ứng dụng nhắc việc trên điện thoại hoàn toàn miễn phí của Ezmax – CRM, dữ liệu trên web của doanh nghiệp được đồng bộ hóa và xử lý ngay trên điện thoại.

Nếu doanh nghiệp của bạn cũng đang gặp phải các vấn đề trên thì xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và dùng thử phần mềm Miễn Phí theo hotline: 024 3637 3961