5 Sai lầm mà bất cứ doanh nghiệp thiết kế nào cũng cần biết

14-10-2019

Những nhà quản lý dự án dù có tài giỏi cũng không thể tránh khỏi những sai lầm, do vậy hôm nay chúng mình xin được đưa ra 5 sai lầm mà bất cứ doanh nghiệp thiết kế nào cũng cần biết. Tuy nhiên, biết trước được những sai lầm phổ biến sẽ giúp bạn tránh được những hiểm họa khôn lường.

SAI LẦM TRONG QUẢN LÝ KĨ NĂNG THÀNH VIÊN NHÓM

Nguồn lực của nhóm là một thứ vô cùng thiết yếu. Phân họ làm đúng việc là yêu cầu rất quan trọng dẫn đến sự thành công của dự án. Một người lãnh đạo giỏi biết làm thế nào để có được các kết quả tối ưu từ những người đang làm việc cho mình, và họ biết chính xác rằng làm thế nào để kết nối các kĩ năng và khả năng của từng thành viên trong nhóm với nhiệm vụ được giao.

BỔ NHIỆM MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN KHÔNG GIỎI

Việc nhận trách nhiệm cho một dự án và điều hành nó không hề dễ dàng. Nó thậm chí còn khó hơn nữa nếu người được giao phó chưa có kinh nghiệm trong quản lý dự án. Với những dự án có tầm quan trọng cao hay với những dự án có quy mô lớn hơn 10 thành viên, thì tốt nhất là giao chúng cho một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm trong tất cả các lĩnh vực quản lý dự án, từ việc báo cáo cho đến quản lý rủi ro và kì vọng.

Trên thực tế, khi có nhiều dự án cùng thực hiện một lúc thì phần lớn những công ty thiết kế vừa và nhỏ đều đang gặp tình trạng trì hoãn deadline với khách hàng vì những sửa đổi phát sinh. Do vậy, việc tìm kiếm một nhà quản lý giỏi để có thể xư r lý kịp thời những vấn đề trong quá trình thực hiện dự án.

KHÔNG QUẢN LÝ ĐƯỢC PHẠM VI CÔNG VIỆC

Phạm vi công việc không phải lúc nào cũng giữ nguyên như những gì đã sắp xếp từ ban đầu. Đôi khi nó sẽ yêu cầu sự điều chỉnh, và người quản lý dự án nên có một quy trình quản lý phạm vi trong cơ chế quản lý của mình nhằm giải quyết những tình huống đòi hỏi thay đổi phạm vi công việc; đồng thời biết và hiểu được chính xác yêu cầu đó sẽ ảnh hưởng tới mọi việc khác từ ngân sách đến tiến độ như thế nào.

Khi đó, người quản lý dự án cần phải ra quyết định có nên đồng tình và chấp nhận sự thay đổi đó không. Ngược lại với những gì người ta thường nói, vấn đề phổ biến nhất trong vấn đề quản lý phạm vi một dự án không phải là chuyện chấp nhận những yêu cầu phát sinh mà là khi các chủ quản lý dự án không thể điều chỉnh tiến độ và ngân sách theo những yêu cầu đó.

KĨ NĂNG LẬP TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC KÉM

Tiến độ dự án được sinh ra là có lí do của nó. Đó là chúng sẽ giúp cho dự án đi đúng quy trình (và kết thúc đúng thời gian quy định), và cũng là một trong thước đo quan trọng nhất của sự thành công của dựa án. Nó cũng giúp tránh hiệu ứng domino, kéo một loạt nhiệm vụ trong dự án thất bại theo.

Những nhà quản lý dự án phải lên tiến độ này một cách khó khăn, họ phải đảm bảo rằng các bên liên quan của dự án biết tiến độ của dự án là gì, và được thông báo khi có bất kì thay đổi nào xảy ra. Một trong những “bất ngờ” thường hay gặp nhất là khi một khách hàng không biết gì về tiến độ đang diễn ra. Vì thế hãy chắc chắn rằng tổng tiến độ dự án luôn luôn hiển thị một cách rõ ràng và mọi người đều biết đến.

VẤN ĐỀ VỀ CÁI TÔI CÁ NHÂN

Các nhà quản lý dự án không bao giờ nên có một cái tôi quá lớn mà nó gây tiêu cực tới những thành viên trong đội đưa ra ý kiến của mình. Tuy quyết định cuối cùng luôn nằm trên bờ vai của nhà quản lý dự án, nhưng nếu làm việc theo “cách của tôi mới là đúng” rất nguy hiểm và dẫn đến việc những thành viên trong nhóm không dám đóng góp các thông tin phản hồi giá trị.

Và nếu một người quản lý dự án với cái tôi quá cao sẽ khiến cho khách hàng có cảm giác người đó rất tinh vi và làm giảm tinh thần của nhóm. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm làm việc một cách tối ưu để đạt được mục tiêu đề ra, chứ không phải trở thành “vua” của người khác.