Bí mật quản lý công việc được hơn 100 công ty thiết kế nội thất lớn áp dụng

Quản lý công việc của một dự án đã khó rồi thì quản lý công việc trong hàng trăm dự án một lúc thế nào cho hiệu quả. Để ITECHPRO chúng tôi tiết lộ cho bạn bí mật quản lý công việc được hơn 100 công ty thiết kế nội thất lớn áp dụng.

Đã bao giờ bạn bị stress vì quá nhiều công việc và không biết mình nên phải làm gì tiếp theo chưa? Bạn đã tham khảo nhiều phương pháp quản lý thời gian như ma trận quản lý thời gian của Eisenhower hay các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Có phương pháp và bí quyết rồi nhưng việc thực hiện thực sự không hề dễ dàng. 

Khó khăn trong quản lý công việc của công ty thiết kế nội thất

Bạn hãy thừa nhận đi, có phải công ty thiết kế nội thất của bạn thường xuyên có rất nhiều việc và cũng thường xuyên bị loạn trong đống công việc. Dù luôn dành 8 tiếng trong công việc nhưng vẫn thấy làm việc không hiệu quả.

Công ty thiết kế nội thất khó khăn trong quản lý công việc

Nhân viên công ty thiết kế nội thất luôn vội vã, thường xuyên quên việc. Những công ty thiết kế nội thất lớn với hàng trăm dự án mỗi tháng thì quản lý công việc của mình như thế nào? Cùng tìm hiểu bí quyết!

Công ty thiết kế nội thất gặp rất nhiều khó khăn như sau:

Thứ nhất, nhân viên công ty thiết kế nội thất thường xuyên quên việc

Nhân viên kinh doanh thì có một núi việc nào là: Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu về thiết kế nội thất, Tìm hiểu thị trường thiết kế nội thất, nắm bắt nhanh diễn biến thị trường, Gặp gỡ và tư vấn khách hàng vào ngày này, giờ này, Ký hợp đồng, Tạo các mối quan hệ thân thiết với khách hàng, Báo cáo tiến độ công việc, Chăm sóc khách hàng sau bán, giải quyết khiếu nại, Thu hồi công nợ, Thực hiện công việc khác theo chỉ đạo của quản lý.

Công ty thiết kế nội thất thường xuyên quên việc

Mỗi nhân viên kinh doanh một lúc có thể có đến chục khách hàng cần hỗ trợ, ngoài ra còn phải thực hiện các công việc khác để tìm kiếm khách hàng mới. Một ngày có quá nhiều việc như thế, khách hàng thì giục giã, có những khách hàng vì phải chờ đợi hỗ trợ lâu mà tỏ ra không hài lòng.

Nhân viên thiết kế nội thất thì thường xuyên có các cuộc hẹn đi đến trực tiếp công trình để khảo sát, trao đổi trực tiếp với khách hàng về nhu cầu, mong muốn của khách hàng, rồi phải đề xuất ý tưởng, lên phương án thiết kế 2D, 3D, trao đổi bàn bạc với khách hàng để chốt thiết kế, triển khai bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ bản vẽ thiết kế, bản vẽ thi công, quản lý hồ sơ khách hàng của bản thân

Nếu một lúc phải xử lý 2-3 khách hàng thì nhân viên công ty thiết kế nội thất sẽ rất nhiều việc cần làm, thêm vào việc thường xuyên phải di chuyển nên nhiều lúc nếu bị quên việc thì sẽ rất tốn thời gian, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc.

Thứ hai, nhân viên không kiểm soát tiến độ công việc

Người quản lý nếu muốn kiểm tra tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên thì phải gặp gỡ từng nhân viên và hỏi từng người. Việc làm này vừa mất thời gian vừa không đánh giá được một cách khách quan và chính xác hiệu quả làm việc từng nhân viên.

Nhiều nhân viên trong công ty thiết kế nội thất hiện nay chỉ quản lý công việc của mình bằng excel hoặc bằng các tờ giấy ghi chú. Một ngày, chúng ta sẽ phải nghĩ mình cần làm việc gì đầu tiên, nếu việc gì gấp thì chúng ta sẽ note ra giấy để nhớ và thực hiện luôn.

Nhân viên không kiểm soát được tiến độ công việc

Một ngày có nhiều công việc và không phải công việc nào bạn cũng làm xong được, nếu chỉ để đấy bạn sẽ không thể thống kê được tiến độ công việc của bản thân. Chính bản thân bạn cũng không kiểm soát được tiến độ hoàn thành công việc thì người quản lý càng khó kiểm soát.

Thứ ba, Công ty khó quản lý công việc do hạn chế tiếp xúc vì dịch bệnh Covid-19

Dịch Covid-19 còn đang diễn biến phức tạp trên thế giới. Việt Nam đang chịu nhiều ảnh hưởng vì dịch bệnh. Người dân và cả công ty thực hiện hạn chế tiếp xúc do những lo ngại lây nhiễm dịch bệnh cũng như theo khuyến cáo của nhà nước về cách ly xã hội. Nhiều công ty cho nhân viên làm việc từ xa để đảm bảo an toàn. 

Dịch bệnh là rào cản trong quản lý

Thêm vào đó, công ty thiết kế nội thất vốn dĩ đã làm việc rất linh hoạt. Tuy nhiên làm việc từ xa như thế thì quản lý công việc cũng như tương tác công việc thế nào? Công ty thiết kế nội thất chưa kịp trở tay đã phải gặp tình trạng này. Giải pháp nào để giải quyết dứt điểm những tình trạng trên?

Giải pháp quản lý công việc của những công ty thiết kế nội thất lớn

Công ty thiết kế lớn với hàng chục dự án mỗi tháng, có hàng trăm nhân viên, mỗi nhân viên có thể sẽ theo dõi đến 2-3 dự án lớn nhỏ khác nhau. Giải pháp quản lý nào được hơn 100 công ty lớn tin tưởng. Bí mật đến nay mới bật mí chính là phần mềm quản lý công việc CRM EZMAX.

Thứ nhất, CRM có chức năng tạo công việc

Chức năng này cho phép tạo công việc qua dự án, cơ hội kinh doanh, hay trực tiếp tạo những công việc khác phát sinh trên một phần mềm duy nhất. CRM cũng cho phép người dùng xem được tiến độ hoàn thành công việc cũng như mức độ quan trọng của công việc để tiện đưa ra quyết định ưu tiên hoàn thành công việc nào trước.

Người quản lý chỉ cần vào phần mềm là có thể quản lý công việc từ xa, giao việc cho nhân viên khác. Dù là phải đang phải đi công tác hay làm việc ở nhà, hạn chế tiếp xúc thì công việc quản lý cũng không bị ảnh hưởng. Thật dễ dàng!

Thứ hai, Có chức năng xem và tạo lịch công việc

Phần mềm quản lý CRM cho phép xem và tạo công việc ngay trên lịch làm việc. Việc này tiện lợi hơn trong việc thống kê, phù hợp với cách xem lịch công việc của hầu hết người Việt.

Thứ ba, CRM cho phép xem báo cáo 

Phần mềm CRM cho phép người quản lý và nhân viên xem được các báo cáo KPI, báo cáo tiến độ công việc, báo cáo lịch sử công việc. Chức năng báo cáo công việc cho phép người dùng xem danh sách các việc mình cần làm cũng như theo mức độ ưu tiên của công việc. Nếu sử dụng quản lý thủ công bằng Excel thì đây là điều mà mà các công ty thường xuyên vướng mắc.

Phần mềm quản lý công việc CRM cho phép xem báo cáo

Người quản lý dễ dàng theo dõi được công việc liên quan đến từng nhân viên, theo khách hàng và theo loại công việc.

Thứ tư, CRM có chức năng nhắc việc tự động

Phần mềm quản lý công việc CRM nổi bật với chức năng nhắc việc. Phần mềm hoàn toàn thay thế cho những tờ ghi chú, giấy nhớ mà bạn dán quanh bàn làm việc. Người nhân viên chủ động hoàn thành công việc, không sợ quên việc nữa. 

Thứ năm, CRM có chức năng lưu trữ tài liệu

Với những hợp đồng thiết kế đã có, khi công ty muốn xem lại công việc đã làm là gì, thời gian như thế nào, hỗ trợ khách hàng đến đâu rồi thì hoàn toàn dễ dàng. Tất cả dữ liệu công việc của nhân viên đều được lưu trữ trên hệ thống duy nhất. 

Giải pháp này tạo thuận tiện cho công ty khi cho phép tất cả những file mềm như hợp đồng, đánh giá hiện trạng công trình, bản thiết kế 2D, bản thiết kế 3D hay hồ sơ kỹ thuật đều có thể đẩy lên trên phần mềm. Đây được coi là kênh lưu trữ an toàn và đơn giản, người dùng có thể tải tài liệu xuống mọi lúc mọi nơi kể cả trên điện thoại.

CRM giúp lưu trữ tài liệu của công ty thiết kế nội thất

Các nhân viên phụ trách cùng hợp đồng dễ dàng xem xét tài liệu mà không cần thêm 1 kênh chat nào khác, tránh trường hợp tài liệu quan trọng bị rò rỉ.

Với những chức năng vượt trội của phần mềm quản lý công việc CRM, công ty thiết kế nội thất quản lý công việc thật đơn giản, vừa làm tăng năng suất lao động của nhân viên, hiệu quả công việc đồng thời tiến độ hoàn thành công việc được đẩy nhanh. Từ đó, phần mềm góp phần tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, phù hợp với xu hướng 4.0, tăng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. 

Phần mềm quản lý công việc thiết kế CRM EZMAX được hơn 100 công ty thiết kế nội thất lớn tin tưởng áp dụng. Một trong số đó là Công ty cổ phần tư vấn xây dựng Sơn Hà- một công ty đầu ngành trong thiết kế và thi công nội thất - một khách hàng lâu năm của ITECHPRO. 

Ông Nguyễn Hoàng Long - giám đốc công ty đã từng chia sẻ với chúng tôi: “Tôi rất bận và thường xuyên đi công tác, tôi thích nhất là việc tôi có thể dễ dàng quản lý công việc của nhân viên ở mọi lúc mọi nơi. Tôi rất hài lòng với phần mềm quản lý CRM EZMAX”.

Như vậy, chúng tôi vừa bật mí cho bạn bí mật quản lý công việc được nhiều công ty thiết kế nội thất lớn tin tưởng áp dụng. Bạn đã sẵn sàng giúp công ty mình quản lý chuyên nghiệp hơn chưa?

Dùng thử Miễn Phí phần mềm quản lý Ezmax CRM ngay tại: