Excel từ lâu đã trở thành một phần mềm vô cùng quen thuộc với các doanh nghiệp. Ngày trước, khi những phần mềm chưa xuất hiện, excel sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, dữ liệu bằng cách thủ công hiệu quả và khoa học. Thời đại ngày càng phát triển hơn, sử dụng phần mềm để quản lý doanh nghiệp dần trở thành xu thế thịnh hành. Không phải ngẫu nhiên mà bất cứ các doanh nghiệp lớn nào cũng sử dụng phần mềm để quản lý khách hàng, hoạt động vận hành chuyên nghiệp nhất. Chính vì vậy, một câu hỏi được đặt ra đó là khi đã sử dụng phần mềm CRM có cần excel nữa không?
1. Giải đáp thắc mắc
Trước khi giải đáp thắc mắc trên, ta sẽ cùng điểm qua một số công dụng hữu ích của excel như sau:
- Excel là phần mềm được nhiều người sử dụng, đặc biệt là trong môi trường công sở, doanh nghiệp. Chúng có tính ứng dụng cao khi là một công cụ tính toán, lập kế hoạch, quản lý công việc an toàn, hiệu quả.
- Tính thông dụng cao: sử dụng cho tất cả mọi người và các đối tượng ai cũng có thể dễ dàng sử dụng phần mềm Excel.
- Miễn phí: đây là phần mềm hoàn toàn miễn phí và có sẵn trong máy tính nên doanh nghiệp có thể tự do sử dụng mà không cần lo về chi phí.
Tuy nhiên, phần mềm Excel sẽ có một số điểm hạn chế nhất định khiến càng ngày, khi xã hội ngày càng phát triển, excel sẽ không còn trở nên phù hợp với xu hướng nữa. Cụ thể:
- Excel sẽ giới hạn bản ghi trong một trang tính
- Các thao tác thực hiện thủ công, không có liên kết giữa các tập tài liệu khác mà phải tự tạo lệnh nên sẽ tạo ra một số khó khăn nhất định.
- Dễ mất dữ liệu: excel là một phần mềm offline nên doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với tình trạng thất thoát dữ liệu trong trường hợp máy tính gặp trục trặc, virus. Khi mất hoặc thất thoát dữ liệu, tình trạng này sẽ trở nên vô cùng nguy hiểm, đặc biệt là đối với những báo cáo doanh thu, báo cáo liên quan đến tiền tệ mang tính bảo mật cao.
Vì vậy, đối với câu hỏi sử dụng phần mềm CRM có cần thêm excel nữa không thì câu trả lời sẽ tùy thuộc vào nhu cầu của người sử dụng. Phần mềm CRM là xu hướng tất yếu cho sự phát triển của doanh nghiệp nên mọi doanh nghiệp đều cần áp dụng phần mềm này để giúp cho quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp được tốt hơn. Bên cạnh đó, nhân viên có thể tự sử dụng phần mềm Excel bổ sung thêm khi cần thiết. Hai phần mềm này sẽ linh hoạt, bổ sung cho nhau sao cho nhân viên có thể hoàn thành công việc tốt nhất.
2. Sử dụng đồng thời phần mềm CRM và Excel
CRM đã trở thành xu hướng cho các doanh nghiệp trong công cuộc phát triển hiện nay. Không thể phủ nhận những đóng góp tuyệt vời mà phần mềm CRM đóng góp cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như đối với phần mềm EZMAX CRM, doanh nghiệp của bạn có thể:
- Quản lý thông tin khách hàng, những cơ hội kinh doanh, dự án một cách khoa học và hiệu quả, tránh nhầm lẫn, chồng chéo dữ liệu.
- Phần mềm sẽ tự động thông báo cho nhân viên biết lịch chăm sóc khách hàng, lịch hẹn với khách hàng để có thể tăng khả năng thành công cho dự án đồng thời giúp khách hàng cảm thấy được chăm sóc tận tình và chu đáo hơn.
- Quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi chỉ với một thiết bị điện tử có kết nối internet.
- Báo cáo sinh động, hình ảnh trực quan qua biểu đồ, đồ thị giúp doanh nghiệp nắm vững được tình hình doanh nghiệp
- Phân chia quyền cho nhân viên phụ trách khách hàng, nhiệm vụ nhất định thông qua tài khoản và mật khẩu được cấp quyền riêng biệt.
- Marketing tự động gửi tin nhắn, thông điệp, lời chúc mừng khách hàng trong những dịp đặc biệt nhằm giúp quảng bá thương hiệu dễ dàng đến khách hàng đồng thời khiến khách hàng cảm thấy mình được quan tâm, tôn trọng.
Khi sử dụng phần mềm CRM, quản lý khách hàng và doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp lại tin tưởng và sử dụng nhiều phần mềm CRM này đến vậy.
Tuy nhiên, khi đối mặt với phần mềm mới, nhân viên sẽ có cảm giác khó sử dụng hoặc thích nghi với phần mềm mới và cho rằng sử dụng excel sẽ tốt hơn. Hãy từ từ giải thích và tạo ra những buổi đào tạo để nhân viên có thể thích ứng dần dần với phần mềm, bỏ đi cách làm việc cũ thủ công, gặp nhiều vấn đề về sự chính xác, khoa học. Excel sẽ giúp bạn bổ sung dữ liệu và không đồng nghĩa với việc sử dụng chúng và bỏ qua phần mềm CRM sẽ tốt. Cân nhắc điều gì là tốt nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp là điều nên làm nhất.
Đầu tư CRM hợp lý là một cách đầu tư. Doanh nghiệp bỏ phí ra để có được một công cụ quản lý doanh nghiệp hoàn hảo sẽ là cách đầu tư có lợi nhuận. Rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm CRM để hỗ trợ doanh nghiệp thành công bên cạnh phần mềm excel. Còn bạn thì sao? Nên lựa chọn cách nào để thành công?
Hy vọng rằng bài viết có ích đối với các bạn. Nếu còn bất cứ điều nào thắc mắc, bạn hãy để lại bình luận để được chúng tôi tư vấn nhanh chóng và kỹ lưỡng nhất!